Verwaltungssekretär (m/w/d)

Zur Unterstützung unseres Teams suchen wir ab September 2024 einen qualifizierten, verantwortungsbewussten und engagierten Verwaltungssekretär (m/w/d)

Zu Ihren Aufgaben gehören:

Empfang Sekretariat: telefonisch und vor Ort

Empfang von Besuchern.
Telefon: Entgegennahme von Anfragen und Sicherstellung der Telefonzentrale.
Archivierung, Ablage.
Kenntnisnahme der Post und Gewährleistung ihrer Verteilung.

Außenbeziehungen:

Mit den Eltern für Anmeldungen und alle Anfragen in Bezug auf den Schulbesuch (Rechnungen, Bescheinigungen).

Verwaltung der Schüleranmeldungen und Nachverfolgung der Akten:

Verfolgung der Anmeldeunterlagen und aller spezifischen Anfragen.
Erstellung der Schülerakte.
Eingabe und Aktualisierung der Schülerdatenbank und der Familiendaten in der Familienverwaltungssoftware.
Verwaltung der Neuanmeldungen.

Interne Verwaltung und Unterstützung der Buchhaltung:

Erfassung der Bestellungen für Schulmaterial und Überwachung des zugewiesenen Budgets.
Digitalisierung von Rechnungen.
Verfassen von Protokollen interner Besprechungen.

Unterstützung der Personalverwaltung:

Verfolgung und Archivierung der Dokumente, die mit der Vorbereitung und Auszahlung der Gehälter zusammenhängen (Abwesenheiten, geleistete Arbeitsstunden bei Sonderverträgen).

Unterstützung bei der Verwaltung der Öffentlichkeitsarbeit:

Aktualisierung der Daten auf der Schulwebsite.
Ansprechpartner/in für das Festkomitee der Schule.

Was Sie mitbringen:

Beherrschen von Office: Excel, Word, Outlook.
Fähigkeit, Prioritäten zu setzen und sich an Veränderungen des Arbeitsrhythmus anzupassen.
Teamfähigkeit
Organisationstalent, selbständiges Arbeiten.
Fähigkeit, Aufgaben zu priorisieren.
Diskretion, Vertraulichkeit und Loyalität.
Bereitschaft, zum täglichen Betrieb beizutragen und mitzuarbeiten.

Das Beherrschen der deutschen und französischen Sprache (Rechtschreibung und Grammatik) ist unerlässlich, ebenso wie ein guter Geist für Synthese und Analyse.

Was wir anbieten:

Ein bilinguales Umfeld und Zugang zum Schulnetz der AEFE.
Eine vielseitige, abwechslungsreiche Tätigkeit.
Einen Arbeitsvertrag mit 25 St./Wo
Eine gut und modern ausgestattete Schule mit einem großen Garten / Außenbereich
Attraktive Umgebung (Eichenhain).
Bezahlung angelegt an TVöD.
Interessante Sonderleistungen (baV. bkV und Beteiligung am Jobticket).

Bitte bewerben Sie sich unter verwaltung@maternelle-stuttgart.de mit Angabe Ihrer möglichen Arbeitsstunden und fügen der Bewerbung Ihren Lebenslauf und Zeugnisse bei.